Die Auswirkungen des Coronavirus sind auch für die Geschäftsreisebüros gravierend. Wie können sie auf eine sich täglich verändernde Situation reagieren?

Shutdown, Reiseverbot, Ausgangssperre: Was vor kurzem noch völlig undenkbar war, ist nun in weiten Teilen Europas Realität. Schon vor diesen staatlichen Notfallszenarien hatten etliche Unternehmen ihren Mitarbeitern Geschäftsreisenwegen dem Coronavirus untersagt. Die Firmen standen vor der Herausforderung, die wirtschaftliche Notwendigkeit einer Geschäftsreise gegen das potenzielle Risiko einer Ansteckung mit dem neuartigen Virus abzuwägen – ein Balanceakt. Mittlerweile hat ihnen der Staat diese Entscheidung abgenommen.

Die Travel Manager sind gefordert

Mit weitreichenden Folgen: Die Geschäftsreisebüros leiden enorm unter der aktuellen Situation. «Schon während der letzten Wochen mussten wir einen Buchungsrückgang verzeichnen», bestätigt Erica Dillier, CEO Finass Reisen. Es sei jedoch noch zu früh um abschätzen zu können, was dies für das laufende Geschäftsjahr bedeute. In der aktuellen Situation seien vor allem die Personalabteilungen mit dem Thema «Duty of care» gefordert, so Dillier.

«Travel Manager standen vor der Herausforderung, zunächst alle Reisenden in Krisengebieten zu identifizieren und zurückzuholen, gleichzeitig Regelung zu erlassen, um Geschäftsreisende an einer Einreise in ein Krisengebiet zu hindern», ergänzt Andreas Schneider, Head of Kuoni Business Travel.

Präventive Vorkehrungen versus finanzieller Schaden

Egencia, der global tätige Geschäftsreisespezialist des Tech-Riesen Expedia, beobachtet die aktuelle Entwicklung genau. «Angesichts des Coronavirus-Ausbruchs ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, über die weltweiten Reiseunterbrechungen und Risiken umfassend informiert und darauf vorbereitet zu sein, ihre Reisenden so schnell wie möglich nach Hause zu bringen, wenn es die Situation erfordert», erläutert ein Sprecher des Unternehmens. Firmen trafen präventive Vorkehrungen und versuchten gleichzeitig, den finanziellen Schaden für das Unternehmen einigermassen zu begrenzen.

Warnmeldungen für eine sich täglich verändernde Situation

Mit Hilfe des Traveller Trackers von Egencia können Reisemanager jederzeit auf einen Blick sehen, wo sich Reisende aus ihrem Unternehmen befinden. «Über die Plattform können Unternehmen auch leicht überarbeitete Reiserichtlinien weltweit aktualisieren und implementieren.» Zudem stelle Egencia sicher, dass die Reisemanager auf dem Laufenden bleiben, indem täglich Warnmeldungen herausgegeben werden, die auf Vorfälle hinweisen, die sich auf den Geschäftsreiseverkehr auswirken könnten. Die Situation rund um den Coronavirus zeige, wie wichtig Egencias Anpassung an eine sich täglich verändernde Situation sei.

«Die persönliche Interaktion wird niemals ersetzt»

Mittlerweile müssen sich die Unternehmen auf Videokonferenzen konzentrieren. «Dennoch ist sich Egencia sicher, dass die Technologie niemals die persönliche Interaktion ersetzen wird», hält der Pressesprecher fest. Diese Relevanz des persönlichen Kontakts dürfe nicht unterschätzt werden, ist auch Schneider von Kuoni Business Travel überzeugt: «In vielen Kulturen sind z.B. geschäftliche Absprachen unabdingbar mit dem persönlichen Kontakt verknüpft. Kuoni Business Travel ist überzeugt, dass Geschäftsreisen auch zukünftig ein Schlüssel zum Erfolg für Unternehmen darstellen.»

Die Geschäfts-Touristik-Branche erlebe nicht zum ersten Mal, dass äussere Faktoren das Geschäft beeinflussen; insofern nehme man die vorübergehende Situation ernst, gehe aber auch routiniert damit um, erklärt Schneider. So bleibt zu hoffen, dass sich die Situation baldmöglichst wieder beruhigt und Courant normal einkehren kann.