Der Fokus von MICE-Verantwortlichen verlagert sich von der reinen Organisation hin zur Kreation unvergesslicher Momente. Welche weiteren Entwicklungen die Phase des Wandels mit sich bringt und warum sie Baden als Event-Destination lobt, erläutert Bestseller-Autorin und CEO von «Marcham Publishing» Lucy Brazier im Interview.
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Lucy Brazier, Sie sind eine international anerkannte Expertin für Assistenzberufe und haben mit Ihrem Buch und Magazin viele Impulse in der Branche gesetzt. Was hat Sie dazu bewegt, sich für die Professionalisierung dieser Rolle einzusetzen?
Das begann mit meinem eigenen Karriereweg: Ich arbeitete bei einer Lokalzeitung an der Rezeption, bevor ich in die Abteilung für Sekretariatsjobs bei «The Times – Times Creme» wechselte. Schliesslich zog es mich zum «9to5 Magazine», das sich mit Assistenten befasste. 2003 erwarb ich einen kleinen, in Grossbritannien ansässigen vierteljährlichen Newsletter für Assistenten namens «Executive Secretary». Als Verlegerin habe ich immer an die Kraft von Kampagnen für Veränderungen geglaubt, und dies erschien mir als lohnendes Ziel. Eine halbe Milliarde Menschen sind im Berufsfeld der Verwaltung beschäftigt. Das ist ein Fünftel der globalen Erwerbsbevölkerung – und 98 % davon sind Frauen. Bei der Aufwertung dieses Berufs geht es nicht nur um die Anerkennung von Assistentinnen, sondern auch um die Förderung der wirtschaftlichen Chancen für Frauen weltweit.
Sie arbeiten eng mit dem «Trafo Event- und Kongresszentrum» in Baden zusammen. Was schätzen Sie an dieser Kooperation und was macht das Trafo zu einer idealen MICE-Location?
Die Partnerschaft basiert auf gemeinsamen Werten: Exzellenz, Liebe zum Detail und unerschütterlicher Einsatz für den Kundenservice. Was das Trafo auszeichnet, ist das Engagement, bei jeder Veranstaltung ein nahtloses, hochwertiges Erlebnis zu gewährleisten. Ich habe nicht nur Anlässe im Trafo ausgerichtet, sondern auch an mehreren teilgenommen, und die Erfahrung war stets beeindruckend. Die Sorgfalt, Professionalität und Flexibilität des Trafos ist genau das, was ich mir für meine Assistentinnen bei der Suche nach einem Veranstaltungsort wünsche. Das Team tut alles, um sicherzustellen, jede Anfrage mit Präzision, Kreativität und einer «Wir schaffen das»-Einstellung zu erfüllen, was den Planungsprozess mühelos macht. Für mich zeichnet sich eine aussergewöhnliche MICE-Location nicht nur durch hochmoderne Ausstattung aus. Es geht darum, zu verstehen, wie wichtig es ist, Veranstalter bei jedem Schritt zu unterstützen. Genau das bietet das Trafo.
Welche Vorteile bietet Baden als MICE-Destination, verglichen mit anderen Städten?
Baden ist einer dieser Orte, die einen überraschen. Nur 20 Minuten von Zürich entfernt, bietet die Stadt alle Vorteile eines wichtigen Wirtschaftsstandorts – aber ohne Menschenmassen, Chaos oder überhöhte Kosten. In dieser Stadt funktioniert alles reibungslos, alles ist zu Fuss erreichbar und die Planung von Veranstaltungen fühlt sich erfrischend unkompliziert an. Aber Baden ist mehr als nur ein günstiger Standort – es ist ein Ort mit Seele. Und das Essen? Es zählt zum Besten, das ich je genossen habe – und ich reise viel! Ob gehobene Küche oder gemütliches Lokal, Baden hält Geschmackserlebnisse bereit. Für Veranstaltungsplaner, die eine Destination suchen, die effizient, atemberaubend schön, geschichtsträchtig und einladend ist, ist Baden ein verstecktes Juwel, das ganz oben auf ihrer Liste stehen sollte.
Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Organisation von Business-Events und Kongressen – und welche Stolpersteine gilt es zu vermeiden?
Die meisten Event-Organisatorinnen sind hervorragend in der Planung der Logistik. Doch der grösste Fehler, den ich beobachte: den Zweck der Veranstaltung nicht im Voraus definieren. Zu oft konzentrieren sich Locations und PlanerInnen auf die Durchführung, ohne sich zuerst zu fragen: Was wollen wir erreichen? Was sollen die Besuchenden mitnehmen? Wie sollen sie sich fühlen? Basiert eine Veranstaltung auf dem Ergebnis und Publikumserlebnis statt nur auf Zeitplänen und Veranstaltungsorten, erweckt sie das auf ungeahnte Weise zum Leben. Ein weiterer wichtiger Faktor: Statische Tabellen gehören der Vergangenheit an. Events erfordern heute dynamische, lebendige Projektpläne, die sich im Laufe des Prozesses weiterentwickeln. Dasselbe gilt für die Budgetierung – sie ist als fliessendes Dokument zu betrachten, nicht als feste Zahl. Wenn die Planung sorgfältig und auf klare Ziele, genaue Budgets und realistische Zeitpläne abgestimmt ist, verläuft die Durchführung reibungslos. Anlässe, die ideal geplant sind, laufen nicht nur reibungslos ab – sie hinterlassen einen bleibenden Eindruck.
Baden bietet neben exzellenten Event-Locations auch attraktive Rahmenprogramme. Welche sind ihre Highlights und Tipps für MICE-Gäste?
Natürlich die Thermalbäder, denn Baden ist für sein Thermalwasser bekannt. Nach einem langen Tag voller Meetings gibt es nichts Besseres, als sich in den legendären heissen Quellen zu entspannen. Für alle, die frische Luft und atemberaubende Aussichten geniessen, bietet Baden Natur- und Outdoor-Erlebnisse wie fantastische Wanderwege, die durch Weinberge und malerische Landschaften führen. Weiter ist Baden reich an Geschichte: Ich empfehle Besuchenden, sich Zeit zu nehmen, um die Altstadt voller historischem Charme zu erkunden. Für MICEGäste, die ein anspruchsvolles Abendprogramm wünschen, ist das «Grand Casino Baden» die perfekte Wahl. Dieser elegante Veranstaltungsort bietet mehr als nur Glücksspiel – eine Mischung aus Unterhaltung, Gourmetküche und stilvoller Atmosphäre.
Die Rolle von Assistants entwickelt sich stetig weiter. Welche Kompetenzen werden in den nächsten Jahren besonders gefragt sein?
Die Rolle von Assistenten entwickelt sich schnell. Wir befinden uns in einer akuten Phase des Wandels, in der sie von einem reaktiven und aufgabenbasierten zu einem proaktiven strategischen Profil übergehen. Dies zeigt sich deutlich im Eventmanagement, wo sie zu strategischen Business-Enablern werden und nicht mehr nur logistische Koordinatoren sind. 87 % der Assistenten organisieren Veranstaltungen. Früher als jede andere Berufsgruppe nutzen sie KI-gestützte Planungstools, Automatisierung und Datenanalyse, um die Effizienz und Entscheidungsfindung zu verbessern. Anlässe müssen jetzt messbare geschäftliche Auswirkungen haben, sodass Fähigkeiten in den Bereichen ROI-Tracking, Stakeholder-Engagement und Finanzkompetenz an Bedeutung gewinnen.
Wenn Sie einer PlanerIn oder einem Executive-Assistant nur einen einzigen Tipp für die perfekte Eventorganisation geben könnten, welcher wäre das?
Wirklich zuhören und verstehen, wie der Erfolg für die Kundschaft aussieht, nicht nur betreffend der Logistik, sondern auch in Bezug auf das Erlebnis, das sie schaffen möchte – und darauf, wie sich die Teilnehmenden fühlen sollen.
Lucy Brazier ist eine der weltweit führenden Expertinnen auf dem Gebiet der Verwaltungsberufe. Sie ist Autorin des preisgekrönten Karrierebuchs «The Modern-Day Assistant: Build Your Influence and Boost Your Potential». Zudem ist sie CEO von «Marcham Publishing», einem globalen Unternehmen, das für erstklassige Konferenzen und Schulungen bekannt ist, darunter Executive Support LIVE und Modern-Day Assistant. Marcham Publishing ist auch die Heimat des Executive Support Magazine, dem Goldstandard für gedruckte Schulungen für Verwaltungsfachleute. Lucy Brazier setzt sich leidenschaftlich für die Anerkennung von Assistenzkräften ein und ist auf fast jeder internationalen Konferenz für Assistenten als Hauptrednerin aufgetreten. Im Jahr 2021 wurde sie vom heutigen König Charles III. mit der Medaille «Officer of the British Empire» für ihre Verdienste um Bürofachkräfte ausgezeichnet.
Für weitere Informationen besuchen Sie www.deinbaden.ch