Ob Generalversammlung, Weiterbildungsseminar, Workshop, Info-Tagung oder Firmenjubiläum: Zur Durchführung solcher Veranstaltungen sind passende Räumlichkeiten notwendig. Für sehr gross dimensionierte Events mit 1000 und mehr Teilnehmenden bieten sich Kongress- oder Tagungszentren an. Demgegenüber finden kleiner ausgelegte Meetings zuweilen in sogenannten Tagungs- oder Seminarhotels statt. Die Qual der (Raum-)Wahl nicht unbedingt leichter macht die Tatsache, dass viele Schweizer Beherbergungsbetriebe, die nicht a priori zu diesen «spezialisierten» Hotels gehören, ebenfalls Seminarräume feilhalten.

«Erfahrungsgemäss zählt die grosse Mehrheit der in der Schweiz stattfindenden Seminare zwischen 20 bis 150 TeilnehmerInnen», erklärt Bernhard Rhyn, Project Manager Meetings & Incentives beim Switzerland Convention & Incentive Bureau (SCIB) in Zürich. In grösseren Hotelbetrieben könnten problemlos auch Veranstaltung für 600 bis 700 Gäste ausgerichtet werden.

Dem Kundenbedürfnis entsprechen

Gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr, helle, möglichst tageslichtdurchflutete Sitzungsräume, Internetzugang, Leinwand, Beamer, Rednerpult und Flipcharts sind die Basis einer MICE-mässig mehr oder weniger opportun ausgestatteten Location. Allerdings gehören diese Anforderungen nurmehr zum 08/15-Angebot.

Hotels, die im heutigen Tagungsgeschäft Schritt halten wollen, müssen mehr bieten. Soll ein Event von Erfolg gekrönt sein, bedarf es einer auf die spezifischen Bedürfnisse des MICE Kunden ausgerichteten Technik. Denn: Wer bereit ist, sich diesen Herausforderungen zu stellen, erspielt sich den entscheidenden Marktvorteil. Bernhard Rhyn ergänzt: «Natürlich ist die Grösse eines Anlasses ausschlaggebend. Doch in sehr vielen Fällen reicht das Standard-Angebot heute nicht mehr.»

Die persönliche Mediennutzung respektive bereits «durchlebte» Events prägt die Erwartungshaltung potenzieller Kunden von (Tagungs-)Hotels. Das beginnt bereits mit dem Ansprechpartner der gewünschten Location, dessen Know-how in den Bereichen Haus- und Seminartechnik unabdingbar ist. Fakt ist jedoch, dass ein Veranstalter heute modernste Technik und das Wissen seines Gegenübers im Bereich Digitalisierung, insbesondere mit Blick auf die technischen Einrichtungen, erwartet. Denn nur zu oft ist es mit den hoteleigenen Checklisten («bitte das Gewünschte ankreuzen») nicht getan.

Die Ansprüche an Ton-, Licht und Bildqualität sind hoch. © DC Studio, Shutterstock

Kreativität und Eigeninitiative

Flexibilität ist erforderlich, primär seitens des Hotelbetriebes. Es ist eine Flexibilität, die sich auch auf die zur Verfügung stehenden MICE-Räumlichkeiten bezieht. Sind die Räume aufteilbar, und stehen auch in einem solchen Falle überall die gleichen, technisch hochstehenden Anlagen zur Verfügung? Ist das Zuschalten eines externen Referenten in jedem Raum gewährleistet? Entsprechen Ton-, Licht- und Bildqualität in jedem Meeting-Raum den heutigen Ansprüchen? Man müsse sich solchen Fragen stellen, ist Rhyn überzeugt. Er erweitert diese Auflistung mit häufig auftauchenden Diskussionspunkten. «Die Kapazität des WLAN-Netzwerkes ist immer ein Thema. Positiv zur Kenntnis genommen wird auch, wenn die altherkömmliche Leinwand mit grossen Screens ersetzt wurde.» Ein Hotel könne seinerseits kreativ werden und Vorschläge einbringen, die weit über die Technik hinaus gehen würden, führt er weiter aus. «Das spricht für Kreativität und Eigeninitiative.» Im Gegensatz zur herkömmlichen Seminarbestuhlung könne beispielsweise eine hybride Platzanordnung empfohlen werden, also ein Mix zwischen Stehtischen und Sitzgelegenheiten.

Durch den Magen

Allein mit der Meeting-Infrastruktur ist es also nicht getan. Erwartet werden auch gute Hotellerie-Leistungen. Das beginnt bei den Gästezimmern und geht über Nebenleistungen wie Wellness-Einrichtung und freizeitliche Outdoor-Aktivitäten bis hin zum kulinarischen Angebot. Frei nach dem Motto «Zufriedenheit geht durch den Magen». Das gilt selbstredend auch für Meeting-TeilnehmerInnen. Bernhard Rhyn abschliessend: «Die Qualität jeder Veranstaltung steigt, wenn auch diese Seite stimmt. Und zusätzliche Pluspunkte gewinnt ein Hotel, wenn attraktive Aussenbereiche wie Terrasse oder Garten zur Verfügung gestellt werden.»