Die mci group, ein weltweit tätiges Kollektiv für Marketingkommunikation, plant und führt seit 1987 Events durch. CEO Sébastien Tondeur verrät im Interview, wie KI Veranstaltungen verändern wird und welchen Rat er jungen Eventmanagern gibt.
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Eine der mutigsten und folgenreichsten Entscheidungen war es, alle unsere Teams Anfang 2023 mit KI-Lizenzen auszustatten. Wir haben uns entschlossen, KI von Anfang an zu nutzen und sie gruppenweit zu integrieren. Wir gehörten weltweit zu den ersten Anwendern von Microsoft Copilot. Die wichtigste Erkenntnis für mich war, dass mutige technologische Veränderungen Vertrauen in die eigenen Mitarbeitenden erfordern: Wenn man Teams frühzeitig und in grossem Umfang befähigt, passen sie sich nicht nur an, sondern sind schneller innovativ als erwartet.
Wie ich oft sage: «Nicht alle Kunden leben in der Zukunft.» Ein Konzept ist wirklich zukunftsfähig, wenn es mit der Bereitschaft, der Kultur und der Innovationsfähigkeit eines Unternehmens im Einklang steht. Unsere Aufgabe als Agentur ist es nicht, Technologie oder Kreativität um ihrer selbst willen aufzuzwingen, sondern jeden Kunden dort abzuholen, wo er steht. Wir helfen ihnen, mutige und sinnvolle Schritte nach vorne zu machen, immer im Rahmen ihrer Strategie, ihrer Überzeugungen und dessen, was für sie langfristig einen echten Mehrwert schafft.
In den letzten fünf Jahren sind die Erwartungen der Kundinnen und Kunden in drei wesentlichen Punkten klarer und anspruchsvoller geworden: Erstens haben sich die Vorlaufzeiten verkürzt. Man erwartet schnellere Entscheidungen, kürzere Durchlaufzeiten und eine reibungslose Umsetzung. Zweitens gibt es eine viel stärkere Nachfrage nach Daten und einer klaren Darstellung des ROI (Return on Investment, Anm. der Red.): Das Engagement muss nachweislich Wachstum, Loyalität, Sponsoring-Wert oder geschäftliche Auswirkungen fördern. Und drittens sind die Erwartungen an die Kreativität gestiegen: Das Publikum wünscht sich weniger, aber bedeutungsvollere Momente, während von Kundenseite integrierte (online und offline) Konzepte mit hoher Wirkung erwartet werden, die Inhalte, Technologie und Erfahrung auf kohärente Weise kombinieren.
Solche, die davon ausgehen, dass Aufmerksamkeit garantiert ist, wie zum Beispiel bei ganztägigen Plenarsitzungen, die aus aufeinanderfolgenden Frontalvorträgen bestehen. Das Publikum schätzt nach wie vor starke Rednerinnen und Redner – oft weniger für ihre hohe Bekanntheit als wegen ihrer starken Inhalte. Aber Teilnehmende erwarten heute auch, dass die Programme modular und zielgerichtet auf ihre Lern- und Interaktionsweisen ausgerichtet sind. Ebenso hat die unstrukturierte «Gelegenheit zum Networking» an Relevanz verloren, da sowohl Teilnehmende als auch Sponsoren kuratierte Kontakte erwarten.
Erstens: datengestütztes Engagement-Design, das relevantere, personalisierte Erlebnisse und einen klareren Nachweis der Wirkung ermöglicht. Zweitens: nutzbare Mess- und ROI-Frameworks, die Veranstaltungen direkt mit Geschäftsergebnissen verknüpfen. Und drittens: KI-gesteuerte operative Beschleunigung, da Kunden schnellere Entscheidungen, integrierte Lieferungen und höhere Produktivität erwarten. Ausserdem ist es wichtig zu beachten, dass laut einer aktuellen Marktstudie die globale MICE-Branche bis 2030 voraussichtlich um etwa 8 % pro Jahr wachsen wird.
Der grösste Konflikt entsteht, wenn Nachhaltigkeit als Zusatz betrachtet wird, anstatt von Anfang an in die Veranstaltung integriert zu werden. Die schwierigsten Kompromisse betreffen in der Regel Reisen, Produktion und Verpflegung, wo Kosten, Erwartungen und Umweltauswirkungen aufeinanderprallen. Eine weitere Herausforderung liegt ausserhalb der Beziehung zwischen Agentur und Kunde: Ein Grossteil der Lieferkette für Veranstaltungen – vom Transport über das Catering bis hin zur Beschaffung und Produktion – hat noch Nachholbedarf. Viele Lieferanten arbeiten mit geringen Margen, veralteten Prozessen und begrenzten Daten, was die Einführung nachhaltigerer Praktiken verlangsamt. Solange die Erwartungen an die Nachhaltigkeit nicht im gesamten Ökosystem aufeinander abgestimmt sind und unterstützt werden, werden die Fortschritte trotz der starken Absichten von Kunden und Agenturen ungleichmässig bleiben.
Die Definition von «hybrid» hat sich heute weit über ihre ursprüngliche Bedeutung hinaus entwickelt. Es geht darum, Online- und Präsenzerlebnisse vor, während und nach der Veranstaltung effektiv miteinander zu verbinden. KI fungiert zunehmend als persönlicher Assistent für die Teilnehmenden, was bedeutet, dass Veranstaltungen KI-fähig sein müssen.
Das bedeutet, dass Veranstaltungen in der Lage sein müssen, Erlebnisse zu personalisieren, Entscheidungen zu lenken und Erkenntnisse in Echtzeit zu gewinnen. Gleichzeitig sind soziale Inhalte aufgrund ihrer Authentizität zu einem zentralen Bestandteil der Marketing-Sichtbarkeit geworden und damit zu einem Kernelement der Eventgestaltung, wobei die Teilnehmenden dazu ermutigt werden, Inhalte als integralen Bestandteil des Erlebnisses zu erstellen, zu teilen und zu verbreiten.
Wir müssen ehrlich sein: Es ist noch zu früh. Es wird wahrscheinlich noch zwei bis drei Jahre dauern, bis KI wirklich nachhaltige und strukturierte Veränderungen bei Veranstaltungen bewirkt. Dennoch verändert sie bereits jetzt sowohl das Erlebnis der Teilnehmenden als auch die Art und Weise, wie Veranstaltungen geplant und durchgeführt werden. Für die Teilnehmenden ermöglicht sie einen persönlicheren Service und in einigen Fällen geführte Erlebnisse durch intelligentere Empfehlungen, Matchmaking, Inhaltsvorschläge und Echtzeit-Support. Hinter den Kulissen beschleunigt KI die Kreativität, Produktion und Planung und hilft Teams, schneller zu arbeiten und sich auf höherwertige Entscheidungen zu konzentrieren.
Auch hier steckt die Entwicklung noch in den Anfängen, aber KI wird Eventmanager von praktischen Produzenten zu strategischen Orchestratoren machen. Anstatt Aufgaben zu verwalten, verbinden sie Daten, Technologie und menschliche Erkenntnisse, um bessere Erlebnisse zu gestalten und deren Wirkung nachzuweisen. KI unterstützt Geschwindigkeit, Konsistenz und Lernen, während Kreativität, Vertrauen und kontextbezogene Entscheidungsfindung weiterhin fest in menschlicher Hand bleiben.
Bleib unermüdlich neugierig und lerne, mit KI zu arbeiten, nicht um sie herum – aber verliere dabei niemals die Menschen aus den Augen. Die Zukunft der Veranstaltungen gehört denen, die schneller lernen können, als sich die Branche verändert. Die Werkzeuge werden sich weiter verändern, aber Urteilsvermögen, Empathie und die Fähigkeit, bedeutungsvolle und nachhaltige Momente zu schaffen, werden immer der grösste Vorteil sein.
Über die mci group: Die mci group ist ein unabhängiges, weltweit tätiges Marketing- und Kommunikationskollektiv, das nach einem gemeinsamen Modell, basierend auf sechs Kernkompetenzen, arbeitet: Engagement & Events, Strategische Kommunikation & Public Affairs, Social Media & Markeninhalte, Kreative Technologie & Produktion, Daten & Forschung sowie Community- & Verbandsmanagement. Die mci group wurde 1987 in Genf gegründet, ist in 34 Ländern tätig und beschäftigt aktuell 2066 Mitarbeitende und betreut über 1220 Kunden. Sébastien Tondeur stiess 1997 zum Unternehmen und führt heute die Geschäfte als Teil des globalen Management-Teams in zweiter Generation weiter.